Kompletny przewodnik po korzystaniu z urządzeń do rejestracji czasu CTR10 i CTR12 [2024]

Główne funkcje i zawartość zestawu

Urządzenia CTR10 i CTR12 posłużą nam do automatycznej kontroli czasu pracy naszych pracowników. Dzięki nim będziemy mieli dostęp do gotowych raportów godzinowych a także miesięcznych list obecności.

Nasze rejestratory posiadają również możliwość podłączenia do sieci niskonapięciowej budynku (tej samej, do której podłączane są np. systemy alarmowe czy domofony). Co właściwie daje nam takie połączenie? Tak jak w przypadku domofonów, możemy podłączyć rejestrator do zamka elektromagnetycznego obsługującego standard Wiegand.

W skład każdego zestawu CTR10 i CTR12, poza samym urządzeniem do rejestracji czasu pracy, wchodzi również zasilacz sieciowy a także wiązka przewodów służąca do podłączenia do wcześniej wspomnianej sieci niskonapięciowej. Dodatkowo w zestawie otrzymamy elementy montażowe do zawieszenia urządzenia np. przy drzwiach wejściowych. W przypadku chęci podłączenia urządzenia bezpośrednio do sieci 12V, proszę odnieść się do schematu w instrukcji obsługi lub oznaczenia znajdującego się z tyłu urządzenia.

Wstępna konfiguracja urządzenia i dodanie pierwszego pracownika

Po poprawnym podłączeniu rejestratora wystarczy naciśnać przycisk zasilania aby uruchomić urządzenie po raz pierwszy.
Gdy to zrobimy, możemy przejść do dodawania naszego pierwszego pracownika:

• naciśnij przycisk MENU na klawiaturze urządzenia
• wybierz kafelek „Employee” i zatwierdź przyciskiem OK
• z listy, znajdź i wybierz pozycję „Enroll”

Pojawi się okienko z identyfikatorem pracownika (nadawany automatycznie, nie trzeba go zmieniać), jego imieniem i nazwiskiem a także nazwą działu. Po uzupełnieniu powyższych danych, możemy przypisać do pracownika kartę RFID, odcisk palca lub kod PIN do logowania w systemie.
Pamiętaj, że aby pracownik, mógł się zalogować, przynajmniej jedna metoda logowania musi być dodana!

Zaraz po dodaniu pracownika wyświetli nam się okno dodawania sposobu logowania, wybieramy opcję, która nas interesuje i postępujemy zgodnie ze wskazówkami na ekranie. Metodę logowania można również dodać później w menu Employee. W tym miejscu, poza dodawaniem i edycją pracownika, mamy również możliwość jego usunięcia.

Aby zmienić ustawienia obecności takie jak np. godziny pracy należy w głównym menu urządzenia przejść do kafelka „Attendance Rules”. Pojawi nam się lista ustawień, możemy ustawić tutaj między innymi: - nazwę firmy - godziny pracy dla każdej zmiany - ustawienia ponownego skanowania karty aby zapobiec podwójnemu logowaniu się pracownika.

Logowanie do urządzenia

Zakładając, że nasz pracownik chciałby logować się za pomocą PIN-u, powinien na głównym ekranie urządzenia wprowadzić swój identyfikator. Wystarczy, że na włączonym ekranie zacznie wpisywać swój identyfikator i go zatwierdzi. Zostanie następnie wyświetlona prośba o kod PIN. Po jego wpisaniu i zatwierdzeniu, pracownik zostanie automatycznie zalogowany do systemu.

W przypadku logowania za pomocą odcisku palca, wystarczy przyłożyć palec do skanera. Podobnie wygląda to w przypadku logowania kartą RFID, wystarczy przyłożyć ją do rejestratora, a cały proces logowania zostanie zakończony automatycznie.

Dziennik logowania i raporty godzinowe

Aby sprawdzić dziennik logowania wystarczy z głównego menu wybrać kafelek „Log Query”.
W tym miejscu mamy możliwość sprawdzenia kto i kiedy się zalogował. Możemy to sprawdzić według daty lub identyfikatora pracownika.

Dodatkowo mamy możliwość wygenerowania gotowego do wydruku raportu godzinowego. Aby przygotować plik skoroszytu z gotowym raportem należy z menu wybrać kafelek „Attendance”.

• raport pełny
• raport indywidualny

Dodatkowo w tym samym miejscu mamy możliwość pobrania pliku konfiguracyjnego (również w formacie XLS), który dokładniej omówimy w ostatniej części tego artykułu.

Aby pobrać raporty należy podłączyć do urządzenia nośnik USB, na przykład pendrive. Ważne aby nośnik był sformatowany w formacie FAT32 i najlepiej aby miał pojemność nie większą niż 16GB.

Po podłączeniu nośnika, w menu „Attendance” wybieramy opcję np. „Download All Report” aby pobrać raport całościowy i zatwierdzamy nasz wybór. Raport zostanie wygenerowany i zapisany na nośniku USB w formacie XLS, czyli domyślnym formacie dla programu Excel. Analogicznie postępujemy w przypadku raportu indywidualnego.

W przypadku pliku konfiguracyjnego do naszego rejestratora, wybieramy opcję „Download Employee Form” aby pobrać plik na nasz nośnik lub „Upload Employee Form” aby załadować zmodyfikowany plik do urządzenia i wgrać nowe ustawienia.

Opis raportów i pliku konfiguracyjnego

Po pobraniu interesującego nas raportu otrzymamy gotowy plik XLS zawierający pięć zakładek:

• "Attendance Summary”
• "Attendance Logs”
• „Abnormal”
• „Attendance Report
• „Schedule Information Sheet

W zakładce „Attendance Summary” znajdują się informacje o użytkowniku: jego imię i nazwisko, przypisany dział a także jego identyfikator. W tej zakładce znajdziemy również przepracowane godziny a także normę godzinową w danym miesiącu. Dodatkowo mamy wgląd w spóźnienia czy ilość nieobecności pracownika.

Przechodząc do zakładki „Attendance Logs” zyskujemy dostęp do dokładnych czasów logowania pracowników. Każdy wpis oznaczony jest identyfikatorem logującej się osoby, jego imieniem a także przypisanym działem.

W tej zakładce, w przypadku niestandardowych godzin pracy, np. gdy pracownik nie ma ustalonych stałych godzin pracy, możemy wykorzystać specjalnie przygotowane makro. Dostępne jest ono pod tym linkiem wraz z instrukcją jego wykorzystania. Pamiętaj, że przed użyciem makra musisz najpierw odblokować raport aby móc go edytować. Domyślnym hasłem do odblokowania raportów jest 7b5b3b1b3b1b3.

Chcąc sprawdzić sytuacje wyjątkowe, takie jak nieobecności czy spóźnienia pracowników, powinniśmy otworzyć zakładkę „Abnormal. Tutaj sprawdzimy również czy dana osoba wyszła z pracy wcześniej niż według harmonogramu.

Jeżeli interesuje nas pełny, gotowy do wydruku miesięczny raport, to znajdziemy go w zakładce „Attendance Report”, który jest podsumowaniem poprzednich mniejszych raportów. Wszystkie wpisy pogrupowane są w osobnych tabelach zawierających dane pracownika takie jak jego ID, imię czy ustawienia harmonogramu. Znajdziemy tutaj również dokładne zestawienie przepracowanych dni i godzin gdzie spóźnienia czy nieobecności będą zaznaczone na czerwono.

Ostatnia zakładka tzn. „Zakładka Schedule Information Sheet” to powtórzenie harmonogramu dostępnego w pliku "Employee Form", czyli pliku używanego do konfiguracji urządzenia.

Rejestratory CTR10 i CTR12 pozwalają nam na konfogurację urządzenia za pomocą pliku XLS dostępnego z poziomu samego urządzenia. Tak jak zostało to opisane we wcześniejszej części tego artykułu, plik ten możemy pobrać przechodząc na urządzeniu do kafelka „Attendance” i wybraniu opcji „Download Employee Form”, analognicznie postępujemy gdy chcemy go załadować do urządzenia, z tym, że tutaj wybieramy opcję „Upload Employee Form”. Pamiętaj, aby przed pobraniem pliku podłączyć nośnik USB do rejestratora.

W zakładce "Attend. Rules Form" mamy możliwość skonfigurowania takich rzeczy jak harmonogram pracy a także alarmu na początku i końcu pracy. Tutaj również ustawimy dozwolony czas spóźnienia dla naszych pracowników.

W pierwszej części pliku znajduje się tabela, w której można znaleźć informacje o pracownikach oraz ich harmonogramie pracy. Po lewej stronie tabeli widoczne są ID pracownika, jego imię, dział oraz poziom uprawnień. Liczba zero oznacza zwykłego użytkownika, natomiast liczba jeden przypisana jest do osób z uprawnieniami administratora.

Istnieje także opcja dodania nowych pracowników do tabeli, jednak po dodaniu poprzez plik, konieczne jest przypisanie PIN-u, karty RFID lub odcisku palca bezpośrednio na urządzeniu. W prawej części tabeli można ustawić harmonogram pracy, gdzie liczby od 1 do 10 reprezentują różne zmiany, liczba 25 oznacza dzień wolny, 26 delegację, a puste komórki lub te z liczbą zero wskazują dni wolne bądź święta.

W drugiej zakładce pliku, zatytułowanej "Attend. Rules Form" znajduje się tabela konfiguracyjna, której nagłówek zawiera nazwę firmy. Możemy tutaj wpisać nazwę firmy, choć nie jest to obowiązkowe.

Po lewej stronie tabeli mamy możliwość konfiguracji alarmów i ich czasu trwania, przy czym możemy ustawić do 16 alarmów, na przykład na rozpoczęcie i zakończenie zmiany. Kolejna sekcja tabeli obejmuje ustawienia zmian, gdzie możemy skonfigurować do 10 różnych zmian, z których każda ma dwa przedziały czasowe.

W dolnej części tabeli, oznaczonej jako "Attend. Time Allowed/Min" znajdują się ustawienia dotyczące spóźnień i wcześniejszych wyjść. Umożliwia to określenie, ile minut spóźnienia lub wcześniejszego wyjścia jest akceptowalne, aby nadal uznać godzinę pracy za pełną i uniknąć oznaczenia pracownika na czerwono w raporcie.

"Repeated verification" odnosi się do minimalnego odstępu czasu między kolejnymi rejestracjami pracownika, zaleca się ustawienie tego na co najmniej jedną minutę, aby uniknąć przypadkowych podwójnych rejestracji.

Ostatnia sekcja, "Scheduling" definiuje sposób funkcjonowania harmonogramu pracy, pozwalając na wybór, czy ma być on oparty na ustawieniach działu, czy na indywidualnych ustawieniach pracownika z pierwszej zakładki raportu.

Po prawej stronie tabeli dostępne są ustawienia dotyczące działów i ich harmonogramów (Department). W kolumnie "Department" można wpisać nazwę działu i przypisać zmiany do poszczególnych działów w wybranych dniach, używając liczb od 1 do 10. Wprowadzenie zera lub pozostawienie pola pustego spowoduje oznaczenie dnia jako wolnego. Raport ten pochodzi z urządzenia rejestrującego czas pracy o nazwie Attend. Rules Form.

Obejrzyj również nasz film na Youtube!

Cały materiał jest dostępny na naszym kanale YouTube, również z napisami w języku angielskim i niemieckim.