Czytniki kodów i Krajowy System e-Faktur – klucz do ułatwienia biznesu? [2024] Opublikowano: 24 maja 2024 Dodaj pierwszy komentarz Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to innowacyjne rozwiązanie dla polskich przedsiębiorców, które ułatwia wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych. Dzięki temu systemowi fakturowanie staje się prostsze, bezpieczniejsze i bardziej transparentne. W tym artykule dowiesz się, czym jest KSeF oraz jakie korzyści w całym tym procesie przynoszą czytniki kodów. Poznaj, jak te nowoczesne narzędzia mogą wspierać zarówno małe, jak i duże firmy w codziennym zarządzaniu finansami. W tym artykule omówimy: Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)? Co to jest faktura ustrukturyzowana? Czy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe? Jak zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur? Zalety korzystania z KSeF – ułatwienie procesów i dbanie o środowisko Jaki rodzaj kodu będzie zawarty na e-fakturze? Jak wybrać odpowiedni czytnik kodów? – nasze rekomendacje Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)? KSeF to centralna platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w Polsce. Wynika z inicjatywy Ministerstwa Finansów i ma na celu ułatwienie i usprawnienie procesu fakturowania zarówno dla przedsiębiorstw jak i organów podatkowych. System zaczął działać z początkiem 2022 roku i korzystanie z niego jest na ten moment dobrowolne. Co to jest faktura ustrukturyzowana? Faktura ustrukturyzowana to dokument finansowy, który przedstawia szczegółowe informacje dotyczące transakcji handlowej między sprzedawcą a nabywcą. Jest to forma faktury, która jest zoptymalizowana pod kątem czytelności i łatwości zrozumienia dla odbiorcy. Zazwyczaj zawiera klarownie zorganizowane sekcje, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, opisy produktów lub usług, ilości, ceny jednostkowe, kwoty netto oraz podatki. Dzięki tej strukturze faktura ustrukturyzowana ułatwia zarówno rozliczenia finansowe, jak i audyt transakcji. W przypadku KSeF taka faktura jest zapisana w formacie elektronicznym, a konkretnie XML, który jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1). Język formatu umożliwia automatyczne przekazywanie danych z faktur pomiędzy programami księgowymi bez udziału człowieka. Czy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe? Jak już wspomniano na ten moment korzystanie z Krajowego Systemu eFaktur jest dobrowolne. Ministerstwo Finansów planowało wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF od 1 lipca 2024 r. Z uwagi na fakt, że 30 kwietnia przyjęty został projekt nowelizacji VAT, data obligatoryjności korzystania została przesunięta. Planowany termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF ustalony jest na 1 lutego 2026 roku dla wszystkich przedsiębiorców, którzy osiągają przychody w kwocie ponad 200 milionów złotych. Dla pozostałych przedsiębiorców obowiązek korzystania z Krajowego Systemu eFaktur jest ustalony na 1 kwietnia 2026 roku. Jak zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur? Poniżej dowiesz się jak krok po kroku zalogować się do Krajowego Systemu e-Faktur: Krok 1: Przygotowanie niezbędnych danych - przed przystąpieniem do logowania upewnij się, że posiadasz NIP swojej firmy, Profil Zaufany lub e-dowód Krok 2: Wejdź na stronę Krajowego Rejestru e-Faktur - otwórz przeglądarkę i wpisz następujący adres: https://ksef.podatki.gov.pl Krok 3: Wybór metody logowania - po wpisaniu NIPu firmy i kliknięciu przycisku "Uwierzytelnij", automatycznie zostaniemy przekierowani do okna wyboru logowania. Można w nim wybrać logowanie poprzez Profil Zaufany lub Certyfikat Kwalifikowany (np. e-dowód) Logowanie za pomocą Profilu zaufanego - po przekierowaniu do strony logowania Profilu Zaufanego należy wprowadzić swój login (numer PESEL) i hasło. Następnie należy potwierdzić logowanie wybraną przez siebie metodą autoryzacji (takją jaką wybrało się podczas tworzenia Profilu Zaufanego). Logowanie za pomocą e-dowodu - po kliknięciu opcji "zaloguj się przez e-dowód", należy przyłożyć go do czytnika NFC podłączonego do komputera. Następnie wprowadza się kod PIN do swojego e-dowodu, aby potwierdzić tożsamość. Krok 4: Potwierdzenie tożsamości - w zależności od wybranego sposobu logowania, system poprosi o potwierdzenie tożsamości. Należy postępować zgodnie z instrukcjami na ekranie, aby zakończyć proces weryfikacji. Krok 5: Korzystanie z KSeF - po zalogowaniu uzyskujesz dostęp do wszystkich funkcji Krajowego Systemu e-Faktur. Możesz wystawiać i odbierać faktury, przeglądać historię wszelkich transakcji a także zarządzać ustawieniami swojego konta. Bardzo ważne aby upewnić się , że Twoje dane logowania są bezpieczne i nieudpostępniane osobom trzecim. Zaleca się także, aby regularnie aktualizować swoje hasła i metody autoryzacji aby zwiększyć bezpieczeństwo. Zalety korzystania z KSeF – ułatwienie procesów i dbanie o środowisko Ideą powstania Krajowego Rejestru eFaktur było ułatwienie wszelkich procesów przedsiębiorcom i organom podatkowym. Do zalet korzystania z tego systemu możemy zaliczyć między innymi: Usprawnienie procesu fakturowania – wyeliminowano konieczność ręcznego przygotowywania, drukowania i wysyłania faktur papierowych. Oszczędność czasu – proces wystawienia elektronicznej faktury jest znacznie szybszy aniżeli przygotowanie jej w tradycyjny sposób. Oszczędność kosztów – eliminacja potrzeby zakupu papieru, tuszu do drukarki czy też kosztów wysyłki może przynieść znaczące oszczędności finansowe. Odejdą także koszty archiwizacji faktur. Dbanie o środowisko – korzystanie z systemu e-fakturowania pomaga w zmniejszeniu zużycia papieru i pozytywnie wpływa na środowisko poprzez zmniejszenie odpadów. Bezpieczeństwo, przejrzystość i zgodność z przepisami – nie każdy z nas jest dokładnie zaznajomiony z wszystkimi wymogami i przepisami dotyczącymi faktur. KSeF pomaga w spełnianiu wymogów prawnych dotyczących elektronicznych faktur. Zapewnia lepszą kontrolę nad dokumentacją finansową poprzez automatyczne numerowanie faktur czy też śledzenie historii transakcji. Łatwy dostęp do danych – przechowywanie i archiwizowanie faktur w tym systemie ułatwia dostęp i analizę dokumentów dla osób uprawnionych w przyszłości. Szybsza realizacja płatności – elektroniczne faktury docierają do Klientów szybciej niż tradycyjne papierowe co wpływa często na szybsze dokonywanie płatności. Zmniejszenie ilości błędów – automatyzacja procesu fakturowania zmniejsza ryzyko popełnienia błędu w porównaniu do tradycyjnego przygotowywania faktur. Pozwoli też wychwycić oszustwa bądź wyłudzenia podatkowe. Jak można zauważyć korzystanie z tego systemu może przynieść wiele korzyści. Czy wiesz, że... Pierwsze faktury papierowe pojawiły się już w starożytnej Mezopotamii około 3000 lat p.n.e. Były one ręcznie pisane na glinianych tabliczkach i służyły do dokumentowania transakcji handlowych. Dania była pierwszym krajem w Europie, który wprowadził obowiązek korzystania z e-faktur w transakcjach z sektorem publicznym. Stało się to w 2005 roku i od tego czasu wiele krajów poszło w jej ślady. Korzystanie z e-faktur jest ekologiczne. Przejście na e-fakturowanie może znacząco zmniejszyć zużycie papieru, co z kolei przyczynia się do ochorny środowiska. Szacuje się, że globalne wdrożenie e-faktury mogłoby zaoszczędzić miliony drzew rocznie Jaki rodzaj kodu będzie zawarty na e-fakturze? Zgodnie z rozpocządzeniem Ministerstwa Finansów, każda faktura ustrukturyzowana wystawiona od 1 lipca 2024 roku, będzie musiała zawierać kod QR. Kody QR (Quick Response) to dwuwymiarowe kody w postaci graficznego znaku, w których można zakodować wszelkie informacje. Na e-fakturach z Krajowego Systemu e-faktur są one używane do szybkiej identyfikacji i weryfikacji autentyczności dokumentów. Są one automatycznie generowane przez system KSeF w momencie wystawiania faktury. Odbiorcy faktur mają możliwość zeskanowania teko kodu poprzez smartphona lub dedykowany skaner, aby natychmiast uzyskać dostęp do informacji o danej fakturze i jej zgodności z danymi w KSeF. Kody QR mogą zawierać informacje takie jak: numer identyfikacyjny KSeF, dane sprzedawcy i nabywcy (np. NIP) oraz podstawowe informacje o fakturze, czyli data wystawienia, kowty netto i brutto oraz stawka VAT. Kody QR na e-fakturach z Krajowego Systemu e-Faktur to innowacyjne narzędzie wspierające proces digitalizacji i automatyzacji obiegu dokumentów. Dzięki nim możliwa jest szybka i efektywna weryfikacja faktur, co przekłada się na lepszą organizację pracy i redukcję ryzyka błędów. Implementacja kodów QR zgodnie z wymogami KSeF jest kluczowym krokiem w stronę nowoczesnego zarządzania fakturami i zgodności z przepisami prawa. Jak wybrać odpowiedni czytnik kodów? – nasze rekomendacje Bez zwiątpienia można powiedzieć, że czytniki kodów coraz częsciej stają się kluczowym narzędziem w różnego rodzaju systemach zwiększając ich efektywność i automatyzację. Tak dzieje się równiez w przypadku systemów finansowych i księgowych z uwagi na fakt zbliżającego się momentu wprowadzenia obowiązkowego oznaczania e-faktur kodem QR. Czytniki kodów mogą zostać odpowiednio zintegrowane z systemami księgowymi co pozwala na automatyczne pobieranie i przetwarzanie danych z faktury. Zmniejsza to ryzyko błędów i zwiększa efektywność procesów księgowych. Na co zwrócić uwagę przy wyborze czytnika do skanowania kodów z faktur ustrukturyzowanych? Najważniejszym aspektem przy wyborze to upewnienie się, że konkretny model czytnika skanuje kody dwuwymiarowe (np. QR). Reszta zależy tylko i wyłącznie od naszych preferencji i wygody pracy. Poniżej kilka naszych propozycji, które sprawdzą się w pracy przy fakturach z Krajowego Systemu e-Faktur: Przedowy model HD-SL36 to urządzenie ze średniej półki cenowej, który bez problemów poradzi sobie z odczytwaniem dwuwymiarowego kodu QR z faktury. Kolejny także przewodowy model HD-SL36A to produkt posiadający w zestawie podstawkę i tryb automatyczny, umożliwiający skanowanie kodów bez konieczności przyciskania klawisza i trzymania skanera w ręce. Model HD1100 to bezprzewodowy skaner zapewniający swobodną pracę przy skanowaniu kodów. Ostatnią propozycją jest HD-SL96, czytnik bezprzewodowy ze stacją dokującą, która zapewnia szybkie i wygodne ładowanie w przerwach od skanowania. Podsumowanie Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie wprowadzone w Polsce, mające na celu usprawnienie procesu fakturowania elektronicznego oraz zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa obiegu dokumentów finansowych. Wprowadzenie KSeF wraz z nowoczesnymi czytnikami kodów ma na celu wsparcie cyfryzacji polskiej gospodarki, poprawę efektywności administracyjnej oraz zwiększenie transparentności działań przedsiębiorstw. System ten jest częścią szerszych działań mających na celu zmodernizowanie i usprawnienie administracji podatkowej w Polsce. Polecane produkty [product show="main" slider="true" onlyAvailable="true" order="random"]
