Centrum pomocy: Niszczarki do dokumentów

Niszczarki to zaawansowane urządzenia przeznaczone do utylizacji wszelkiego rodzaju dokumentów, zawierających wrażliwe i poufne dane. Idealnie sprawdzą się w użytku w biurach, urzędach oraz wszelkiego rodzaju instytucjach, gdzie kluczowe jest przestrzeganie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO).

Niszczarki zostały wyposażone w specjalną i szeroką szczelinę, w której znajdują się ostrza. Po włożeniu dokumentu do szczeliny, papier zostaje automatycznie podawany dalej, gdzie specjalne ostrza, rozdrabniają nośnik danych. Po zakończonym procesie, ostrza pracują jeszcze przez chwilę, co ma na celu oczyszczenie i gotowość do następnego cyklu pracy. Ścinki bądź paski papieru trafiają do pojemnika, który z łatwością można wyjąć w celu opróżnienia.

Każda niszczarka powinna przede wszystkim być bezpieczna podczas użytkowania. Chcąc dokonać zakupu tego typu urządzenia, warto zwrócić uwagę czy posiada funkcje, wpływające na bezpieczeństwo użytkownika. Najważniejszą funkcją wpływającą na bezpieczeństwo użytkownika, którą niszczarka powinna bezsprzecznie posiadać, jest przede wszystkim automatyczne zatrzymanie ostrzy, po wykryciu ręki. Z kolei automatyczne wykrywanie papieru w szczelinie wpływa na wygodę oraz bezpieczeństwo użytkowania. Czujnik wykrywa papier znajdujący się w szczelinie i automatycznie podaje go dalej do ostrzy rozdrabniarki. Dzięki temu nie ma konieczności przytrzymywania i ręcznego podawania nośnika danych. Istotną funkcją jest również samoczynne wyłączanie ostrzy po zniszczeniu dokumentu oraz możliwość odwrócenia ruchu ostrzy, co pozwala wyciągnąć utylizowany dokument w razie potrzeby. Warto również zwrócić uwagę, czy sprzęt posiada automatyczne zatrzymanie ostrzy po wykryciu otwartego pojemnika, ponieważ funkcja ta pozwala zachować porządek.

Większość niszczarek biurowych pozwala na jednoczesne zutylizowanie od kilku do nawet kilkunastu czy kilkudziesięciu kartek papieru. Ostrza rozdrabniarki poradzą sobie również z dokumentami spiętymi spinaczami bądź zszywkami. Na rynku dostępne są również modele, które oferują zniszczenie płyt CD/DVD oraz plastikowych kart, co znacząco zwiększa zakres zastosowania.

Każda niszczarka jest oznaczona tak zwaną normą DIN, która przedstawiona jest za pomocą symbolu P (P-5). Norma DIN została opracowana przez organizację Standards Committee for Information Technology and Applications i określa jaki stopień poufności zachowują dokumenty przetworzone przez niszczarkę. Obecnie obowiązująca norma DIN 66399 została wprowadzona w 2012 roku i określa aż siedem poziomów bezpieczeństwa dokumentów. Poziomy te opisuje się poprzez symbol P oraz kolejną cyfrę. Im jest ona wyższa, tym dokumenty papierowe są przetwarzane z większą dokładnością i są trudniejsze do odtworzenia. Już norma P-4, która jest obecnie standardem, pozwala na przetworzenie kartki papieru A4 na minimum 400 drobnych kawałków, skutecznie chroniąc zawarte na niej informacje. Wybierając niszczarkę klasy P-5, kartka A4 zostanie już przetworzona na ponad 2000 małych fragmentów. Jaką niszczarkę należy pod tym względem wybrać? Jest to zależne od jej przeznaczenia oraz osobistych preferencji użytkownika. Niszczarki o klasach bezpieczeństwa do P-3 sprawdzą się do przetwarzania dokumentów w warunkach domowych. Modele z poziomem DIN P-4 i P-5 są najbardziej optymalnym rozwiązaniem, które będzie wystarczające w wszelkiego rodzaju przedsiębiorstwach handlowych, usługowych, bibliotekach oraz innych placówkach publicznych. Klasa P-6 i P-7 dedykowana jest dla instytucji oraz organizacji rządowych, gdzie trafienie tajnych dokumentów w niepowołane ręce mogłoby mieć szczególnie poważne konsekwencje.