Administracja publiczna w Polsce przechodzi na elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Od 2026 roku jednostki samorządu terytorialnego muszą wdrożyć system klasy EZD, a od 2028 roku obowiązek ten obejmie całą administrację publiczną. To nie tylko zmiana narzędzia — to zmiana sposobu pracy z dokumentami. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest system EZD i EZD RP, jakie urządzenia są potrzebne do jego obsługi — w tym czytnik kodów kreskowych, drukarka etykiet i skaner dokumentów — oraz jakie korzyści niesie wdrożenie.

W tym artykule omówimy:

• Czym jest system EZD i EZD RP?
• Jak działa system EZD? Kluczowe funkcje
• Kto musi wdrożyć EZD? Obowiązek od 2026 i 2028 roku
• Co zyskuje organizacja po wdrożeniu EZD?
• Czytnik kodów, drukarka etykiet, skaner — urządzenia do systemu EZD

Czym jest system EZD i EZD RP?

EZD, czyli Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, to system informatyczny umożliwiający tworzenie, przechowywanie, udostępnianie, wyszukiwanie i archiwizację dokumentów w formie elektronicznej. Pierwsze próby wdrożenia takich systemów miały miejsce już w latach 80. XX wieku, jednak prawdziwy rozwój tej technologii przypada na początek XXI wieku, wraz z cyfryzacją procesów biznesowych i administracyjnych.

EZD RP (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją Rzeczypospolitej Polskiej) to konkretny system opracowany przez Ministerstwo Cyfryzacji we współpracy z NASK i COI. Jest udostępniany jednostkom administracji publicznej bezpłatnie. W 2026 roku z systemu korzysta już ponad 1300 jednostek administracji publicznej, ponad 47 000 aktywnych użytkowników obsługuje w nim ponad 3,3 miliona spraw, a w systemie przechowywanych jest ponad 50 milionów plików.

EZD RP zastępuje tradycyjny papierowy obieg dokumentów — od rejestracji pisma przychodzącego, przez dekretację i rozpatrywanie sprawy, po archiwizację — całość odbywa się elektronicznie.

Jak działa system EZD? Kluczowe funkcje

System EZD wspiera cały cykl życia dokumentu — od momentu wpłynięcia do organizacji, przez przetwarzanie, aż po archiwizację. Najważniejsze funkcje:

• Rejestracja korespondencji — każde pismo przychodzące (papierowe lub elektroniczne) jest rejestrowane w systemie i otrzymuje unikalny kod kreskowy umożliwiający identyfikację.
• Dekretacja i obieg — dokumenty są kierowane do odpowiednich osób lub komórek organizacyjnych. System śledzi, kto aktualnie pracuje nad sprawą.
• Centralne przechowywanie — wszystkie dokumenty w jednym miejscu, z kontrolą dostępu i możliwością wyszukiwania po metadanych, znaku sprawy czy słowach kluczowych.
• Wersjonowanie — śledzenie zmian w dokumentach i możliwość powrotu do wcześniejszych wersji.
• Automatyzacja przepływów pracy — automatyczne zatwierdzanie, powiadomienia, terminy, eskalacje.
• Integracja z innymi systemami — współpraca z systemami ERP, CRM, ePUAP, e-Doręczeniami oraz platformą Gov.pl.
• Bezpieczeństwo — szyfrowanie danych, kontrola uprawnień, kopie zapasowe, dziennik zdarzeń (audit trail).
• Archiwizacja zgodna z JRWA — dokumenty archiwizowane zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, co zapewnia zgodność z przepisami kancelaryjnymi.

Kto musi wdrożyć EZD? Obowiązek od 2026 i 2028 roku

Zgodnie z projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji, elektroniczne zarządzanie dokumentacją staje się obowiązkowe:

• Od 1 stycznia 2026 r. — każda jednostka samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo) ma obowiązek wdrożenia systemu klasy EZD i prowadzenia w nim czynności kancelaryjnych.
• Od 1 stycznia 2028 r. — obowiązek obejmuje całą administrację publiczną — rządową i samorządową.

System EZD RP jest udostępniany bezpłatnie, co eliminuje barierę kosztową dla mniejszych jednostek. Jednak wdrożenie wymaga przygotowania infrastruktury — w tym stanowisk kancelaryjnych wyposażonych w odpowiednie urządzenia.

e-Doręczenia — równolegle z EZD wdrażany jest system e-Doręczeń (odpowiednik elektronicznego listu poleconego). Od 2025 r. administracja publiczna ma obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. System e-Doręczeń integruje się z EZD, umożliwiając wysyłanie i odbieranie korespondencji urzędowej w formie elektronicznej z mocą prawną równą listowi poleconemu.

EZD znajduje zastosowanie nie tylko w administracji — systemy klasy EZD/DMS są coraz częściej stosowane również w sektorze prywatnym, zwłaszcza w dużych korporacjach, kancelariach prawnych, firmach ubezpieczeniowych i organizacjach zarządzających dużą ilością dokumentacji.

Co zyskuje organizacja po wdrożeniu EZD?

Wdrożenie systemu EZD przynosi wymierne korzyści:

• Szybszy dostęp do dokumentów — zamiast szukać pisma w papierowym archiwum, wystarczy wpisać znak sprawy lub słowo kluczowe. Czas wyszukiwania spada z minut (lub godzin) do sekund.
• Oszczędność miejsca i kosztów — eliminacja papierowych archiwów, kosztów druku, przesyłek pocztowych i fizycznego przechowywania dokumentacji.
• Kontrola i przejrzystość — system rejestruje, kto i kiedy pracował nad dokumentem, jakie decyzje podjął i jakie zmiany wprowadził. Pełna ścieżka audytu.
• Bezpieczeństwo dokumentów — dokumenty elektroniczne są zabezpieczone przed zniszczeniem (pożar, zalanie), utratą i nieuprawnionym dostępem. Automatyczne kopie zapasowe.
• Zgodność z przepisami — EZD automatycznie pilnuje terminów, kategorii archiwalnych (JRWA) i wymogów dotyczących przechowywania dokumentacji.
• Aspekt ekologiczny — mniej papieru, mniej druku, mniej przesyłek. Realne ograniczenie śladu środowiskowego organizacji.
• Praca zdalna i mobilna — dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, co jest szczególnie istotne w modelu pracy hybrydowej.

Czytnik kodów, drukarka etykiet, skaner — urządzenia do systemu EZD

Aby sprawnie zarządzać dokumentacją z wykorzystaniem systemu klasy EZD, należy wyposażyć punkty przyjmujące korespondencję w odpowiedni sprzęt stanowiskowy spełniający minimalne parametry.

Czytnik kodów kreskowych

Służy do szybkiego indeksowania dokumentów. Dzięki kodom kreskowym każdy dokument — zarówno w formie fizycznej, jak i elektronicznej — może zostać jednoznacznie zidentyfikowany. To znacząco przyspiesza procesy wyszukiwania i archiwizacji. Pracownik skanuje kod na etykiecie dokumentu, a system natychmiast wyświetla powiązaną sprawę.

Skaner kodów kreskowych dedykowany do systemu EZD powinien spełniać następujące minimalne kryteria:

• Obsługa kodów kreskowych Code 128 oraz Interleaved 2 of 5
• Możliwość zaprogramowania automatycznego znaku ENTER po odczycie kodu
• Wyposażenie w podstawkę do stabilnego ułożenia skanera na stanowisku (tryb hands-free)
• Połączenie USB (emulacja klawiatury) — plug & play, bez konieczności instalacji sterowników

Drukarka etykiet

Współpracuje z czytnikiem kodów kreskowych, umożliwiając tworzenie etykiet z kodami dla dokumentów. W praktyce: pismo przychodzi do kancelarii → pracownik rejestruje je w EZD → system generuje kod kreskowy → drukarka drukuje etykietę → pracownik nakleja ją na dokument. Od tego momentu dokument jest jednoznacznie powiązany ze sprawą w systemie.

Drukarka kodów kreskowych powinna spełniać minimalne kryteria:

• Obsługa języka EPL (Eltron Programming Language)
• Obsługa taśm woskowo-żywicznych i etykiet kompatybilnych z tą taśmą (dla oznaczania pism przychodzących — trwalszy nadruk)
• Obsługa zwykłych etykiet termotransferowych (dla oznaczania pism wychodzących)

Skaner dokumentów

Kluczowe urządzenie przy przejściu z obiegu papierowego na elektroniczny. Każde pismo przychodzące w formie papierowej musi zostać zeskanowane i wprowadzone do systemu EZD jako obraz cyfrowy. Skaner dokumentów powinien zapewniać:

• Automatyczny podajnik dokumentów (ADF) — umożliwia skanowanie wielostronicowych pism bez ręcznego przekładania kartek.
• Skanowanie dwustronne (duplex) — automatyczny skan obu stron dokumentu.
• Rozdzielczość min. 300 dpi — wystarczająca do czytelnego odwzorowania tekstu i pieczęci.
• Format wyjściowy PDF — standard w systemach EZD.
• OCR (opcjonalnie) — rozpoznawanie tekstu z obrazu, co umożliwia przeszukiwanie treści zeskanowanych dokumentów.

Etykiety termotransferowe

Etykiety samoprzylepne przeznaczone do nadrukowania kodu kreskowego i przyklejenia na dokumencie. W przypadku wdrożenia systemu EZD najlepszym wyborem będą etykiety termotransferowe, które oferują trwalszy i bardziej odporny na warunki zewnętrzne zadruk — co ma istotne znaczenie przy archiwizowaniu dokumentów przechowywanych przez lata lub dekady.

W naszym sklepie internetowym znajdą Państwo etykiety umożliwiające wydruk termiczny oraz termotransferowy, a także specjalną taśmę termotransferową.

Podsumowanie

System EZD to fundament nowoczesnego zarządzania dokumentacją — zarówno w administracji publicznej, jak i w sektorze prywatnym. Od 2026 roku jednostki samorządu terytorialnego, a od 2028 roku cała administracja publiczna w Polsce mają obowiązek prowadzenia czynności kancelaryjnych w systemie klasy EZD. Bezpłatny system EZD RP udostępniany przez Ministerstwo Cyfryzacji eliminuje barierę kosztową, ale wdrożenie wymaga przygotowania infrastruktury — w tym stanowisk wyposażonych w czytnik kodów kreskowych, drukarkę etykiet i skaner dokumentów. Dzięki EZD praca staje się szybsza, bezpieczniejsza i zgodna z przepisami, a organizacja zyskuje pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów.