System EZD i urządzenia współpracujące - klucz do nowoczesnego zarządzania dokumentacją

Główne cechy systemu EZD

Wśród głównych cech systemu EZD możemy wyróżnić poszczególne elementy:

• Centralizacja: Systemy EZD umożliwiają centralne przechowywanie dokumentów, co ułatwia dostęp do nich i redukuje ryzyko ich zagubienia czy zniszczenia.
• Wyszukiwanie: Zaawansowane funkcje wyszukiwania pozwolą na szybkie znalezienie potrzebnego dokumentu, bazując na słowach kluczowych, metadanych czy innych kryteriach.
• Udostępnianie: Możliwość udostępniania dokumentów innym użytkownikom systemu, z zachowaniem odpowiednich uprawnień dostępu.
• Wersjonowanie: Śledzenie zmian w dokumentach i możliwość powrotu do wcześniejszych wersji.
• Integracja z innymi systemami: Współpraca z innymi narzędziami informatycznymi, takimi jak systemy ERP czy CRM.
• Bezpieczeństwo: Zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu czy tworzenie kopii zapasowych.
• Automatyzacja procesów: Możliwość tworzenia automatycznych przepływów pracy, takich jak zatwierdzanie dokumentów czy ich dystrybucja.

Zastosowanie i wpływ systemu EZD

EZD znajduje zastosowanie zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. W administracji publicznej pozwala na szybsze i bardziej efektywne obsługiwanie spraw obywatelskich, a także zwiększa transparentność i dostępność informacji publicznej. W sektorze biznesowym umożliwia lepszą organizację pracy, redukuje koszty związane z przechowywaniem dokumentacji papierowej i przyspiesza wiele procesów biznesowych.

W wielu krajach, w tym w Polsce, systemy EZD są wdrażane w administracji publicznej, co pozwala na bardziej efektywne i przejrzyste zarządzanie dokumentacją oraz poprawę jakości obsługi obywateli. Jednak systemy te są również coraz częściej stosowane w sektorze prywatnym, zwłaszcza w dużych korporacjach i przedsiębiorstwach, które muszą zarządzać ogromną ilością dokumentacji.

Korzyści z wdrożenia systemu EZD

Wdrożenie systemu EZD w firmie niesie ze sobą szereg korzyści, które z czasem mogą okazać się wartością dodaną w przedsiębiorstwie.

Przede wszystkim, elektroniczne zarządzanie dokumentacją wpływa na zwiększenie wydajności, oferując szybki dostęp do dokumentów, usprawnienie procesów decyzyjnych i komunikacji wewnątrz organizacji. Dodatkowo wdrożenie EZD pomaga zaoszczędzić miejsce, poprzez eliminację potrzeby przechowywania dużej ilości papierowej dokumentacji. Ograniczenie dokumentów w formie papierowej niesie za sobą również aspekt ekologiczny. Ponadto dokumenty przechowywane elektroniczne są mniej narażone na zniszczenie, utratę czy kradzież, ze względu na zabezpieczenia oraz rozwinięte systemy szyfrowania. Warto również zwrócić uwagę na fakt, że EZD ułatwia spełnienie wymogów dotyczących przechowywania i archiwizacji dokumentów, a więc zapewnia nam zgodność z przepisami.

Urządzenia współpracujące z EZD

Aby sprawnie zarządzać dokumentacją z wykorzystaniem systemu klasy EZD, należy wyposażyć punkty przyjmujące korespondencję w określony sprzęt stanowiskowy o spełniający minimalne parametry.

Czytnik kodów kreskowych

Służy do szybkiego indeksowania dokumentów. Dzięki kodom kreskowym każdy dokument, zarówno w formie fizycznej, jak i elektronicznej, może zostać jednoznacznie zidentyfikowany. To znacząco przyspiesza procesy wyszukiwania i archiwizacji.

Skaner kodów kreskowych dedykowany do systemu EZD powinien spełniać następujące, minimalne kryteria:

• obsługa kodów kreskowych Code 128 oraz Interleaved 2 of 5
• możliwość zaprogramowania automatycznego znaku ENTER
• być wyposażony w podstawkę do stabilnego ułożenia skanera

Rekomendowanym przez sklep HDWR czytnikiem kodów kreskowych, który idealnie sprawdzi się w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją jest skaner kodów kreskowych HD29A z podstawką, oferujący automatyczne skanowanie kodów.

Drukarka etykiet

Współpracuje z czytnikiem kodów kreskowych, umożliwiając tworzenie etykiet z kodami dla dokumentów. W praktyce pozwala to na łatwe i szybkie odnalezienie potrzebnej dokumentacji w fizycznych archiwach.

Drukarka kodów kreskowych powinna spełniać minimalne kryteria:

• obsługa języka EPL
• obsługa taśm woskowo-żywicznych i etykiet kompatybilnych z tą taśmą (dla oznaczania pism przychodzących)
• obsługa zwykłych etykiet termotransferowych (dla oznaczania pism wychodzących)

Rekomendowaną przez nas drukarką etykiet, która idealnie spełni się po wdrożeniu systemu EZD jest model OPrint-DB200 firmy HDWR. Jest to niewielka drukarka wykonana z solidnych materiałów, oferująca wydruk metodą termiczną oraz termotransferową w rozdzielczości 203 dpi, co gwarantuje drukowanie wyraźnych kodów kreskowych.

Etykiety termotransferowe

Etykiety samoprzylepne przeznaczone zostały do nadrukowania na nich kodu kreskowego i późniejszego przyklejenia w określonym miejscu, na przykład na dokumencie.

W naszym sklepie internetowym znajdą Państwo etykiety umożliwiające wydruk termiczny oraz termotransferowy, a także specjalną taśmę termotransferową.

W przypadku wdrożenia systemu EZD najlepszym wyborem będą etykiety termotransferowe, które oferują trwalszy i bardziej odporny na warunki zewnętrzne zadruk, co ma istotne znaczenie podczas archiwizowania dokumentów.