0
0,00 zł

System EZD i urządzenia współpracujące - klucz do nowoczesnego zarządzania dokumentacją

Dodaj pierwszy komentarz

Współczesny świat biznesu i administracji publicznej generuje ogromne ilości danych i informacji. Aby efektywnie nimi zarządzać, potrzebne są narzędzia, które pozwolą na szybkie przetwarzanie, indeksowanie i archiwizację. Jednym z takich narzędzi jest system EZD - Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. Współpracujące z nim urządzenia, takie jak czytnik kodów kreskowych czy drukarka etykiet, ułatwiają codzienną pracę z dokumentami.

W tym artykule omówimy:

Czym jest system EZD

EZD, czyli Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, to system informatyczny umożliwiający tworzenie, przechowywanie, udostępnianie, wyszukiwanie i archiwizację dokumentów w formie elektronicznej. Pierwsze próby wdrożenia takich systemów miały miejsce już w latach 80. XX wieku, jednak prawdziwy rozwój tej technologii przypada na początek XXI wieku, wraz z cyfryzacją procesów biznesowych i administracyjnych.

Systemy te służą przede wszystkim do usprawnienia zarządzania dokumentacją w organizacjach i instytucjach.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją - system EZD.

Główne cechy systemu EZD

Wśród głównych cech systemu EZD możemy wyróżnić poszczególne elementy:

  • Centralizacja: Systemy EZD umożliwiają centralne przechowywanie dokumentów, co ułatwia dostęp do nich i redukuje ryzyko ich zagubienia czy zniszczenia.
  • Wyszukiwanie: Zaawansowane funkcje wyszukiwania pozwolą na szybkie znalezienie potrzebnego dokumentu, bazując na słowach kluczowych, metadanych czy innych kryteriach.
  • Udostępnianie: Możliwość udostępniania dokumentów innym użytkownikom systemu, z zachowaniem odpowiednich uprawnień dostępu.
  • Wersjonowanie: Śledzenie zmian w dokumentach i możliwość powrotu do wcześniejszych wersji.
  • Integracja z innymi systemami: Współpraca z innymi narzędziami informatycznymi, takimi jak systemy ERP czy CRM.
  • Bezpieczeństwo: Zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu czy tworzenie kopii zapasowych.
  • Automatyzacja procesów: Możliwość tworzenia automatycznych przepływów pracy, takich jak zatwierdzanie dokumentów czy ich dystrybucja.

System EZD urządzenia współpracujące

Zastosowanie i wpływ systemu EZD

EZD znajduje zastosowanie zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. W administracji publicznej pozwala na szybsze i bardziej efektywne obsługiwanie spraw obywatelskich, a także zwiększa transparentność i dostępność informacji publicznej. W sektorze biznesowym umożliwia lepszą organizację pracy, redukuje koszty związane z przechowywaniem dokumentacji papierowej i przyspiesza wiele procesów biznesowych.

W wielu krajach, w tym w Polsce, systemy EZD są wdrażane w administracji publicznej, co pozwala na bardziej efektywne i przejrzyste zarządzanie dokumentacją oraz poprawę jakości obsługi obywateli. Jednak systemy te są również coraz częściej stosowane w sektorze prywatnym, zwłaszcza w dużych korporacjach i przedsiębiorstwach, które muszą zarządzać ogromną ilością dokumentacji.

Czy wiesz, że...

  • Choć nowoczesne systemy EZD kojarzone są z początkiem XXI wieku, pierwsze próby digitalizacji dokumentów miały miejsce już w latach 60. i 70. XX wieku. Były to jednak proste systemy baz danych, które nie oferowały tak zaawansowanych funkcji jak dzisiejsze EZD.
  • NASA, amerykańska agencja kosmiczna, była jednym z pionierów w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją. Wielkość i skomplikowanie misji kosmicznych wymagały skrupulatnej organizacji oraz dostępu do dokumentów w sposób szybki i niezawodny.
  • Współczesne systemy EZD stosują zaawansowane technologie szyfrowania, dzięki czemu są jednymi z najbezpieczniejszych miejsc do przechowywania danych w cyfrowym świecie.
  • Dzięki systemom EZD wiele zabytkowych i historycznych dokumentów zostało zeskanowanych i udostępnionych publicznie w formie cyfrowej.
  • Najnowsze systemy EZD coraz częściej korzystają z algorytmów sztucznej inteligencji. Pozwala to na automatyczne klasyfikowanie dokumentów, rozpoznawanie treści czy nawet proponowanie odpowiednich działań na podstawie analizy dokumentacji.

Korzyści z wdrożenia systemu EZD

Wdrożenie systemu EZD w firmie niesie ze sobą szereg korzyści, które z czasem mogą okazać się wartością dodaną w przedsiębiorstwie.

Przede wszystkim, elektroniczne zarządzanie dokumentacją wpływa na zwiększenie wydajności, oferując szybki dostęp do dokumentów, usprawnienie procesów decyzyjnych i komunikacji wewnątrz organizacji. Dodatkowo wdrożenie EZD pomaga zaoszczędzić miejsce, poprzez eliminację potrzeby przechowywania dużej ilości papierowej dokumentacji. Ograniczenie dokumentów w formie papierowej niesie za sobą również aspekt ekologiczny. Ponadto dokumenty przechowywane elektroniczne są mniej narażone na zniszczenie, utratę czy kradzież, ze względu na zabezpieczenia oraz rozwinięte systemy szyfrowania. Warto również zwrócić uwagę na fakt, że EZD ułatwia spełnienie wymogów dotyczących przechowywania i archiwizacji dokumentów, a więc zapewnia nam zgodność z przepisami.

Zalety wdrożenia systemu EZD elektronicznego zarządzania dokumentacją

Urządzenia współpracujące z EZD

Aby sprawnie zarządzać dokumentacją z wykorzystaniem systemu klasy EZD, należy wyposażyć punkty przyjmujące korespondencję w określony sprzęt stanowiskowy o spełniający minimalne parametry.

Czytnik kodów kreskowych

Służy do szybkiego indeksowania dokumentów. Dzięki kodom kreskowym każdy dokument, zarówno w formie fizycznej, jak i elektronicznej, może zostać jednoznacznie zidentyfikowany. To znacząco przyspiesza procesy wyszukiwania i archiwizacji.

Skaner kodów kreskowych dedykowany do systemu EZD powinien spełniać następujące, minimalne kryteria:

  • obsługa kodów kreskowych Code 128 oraz Interleaved 2 of 5
  • możliwość zaprogramowania automatycznego znaku ENTER
  • być wyposażony w podstawkę do stabilnego ułożenia skanera

Rekomendowanym przez sklep HDWR czytnikiem kodów kreskowych, który idealnie sprawdzi się w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją jest skaner kodów kreskowych HD29A z podstawką, oferujący automatyczne skanowanie kodów.

Drukarka etykiet

Współpracuje z czytnikiem kodów kreskowych, umożliwiając tworzenie etykiet z kodami dla dokumentów. W praktyce pozwala to na łatwe i szybkie odnalezienie potrzebnej dokumentacji w fizycznych archiwach.

Drukarka kodów kreskowych powinna spełniać minimalne kryteria:

  • obsługa języka EPL
  • obsługa taśm woskowo-żywicznych i etykiet kompatybilnych z tą taśmą (dla oznaczania pism przychodzących)
  • obsługa zwykłych etykiet termotransferowych (dla oznaczania pism wychodzących)

Rekomendowaną przez nas drukarką etykiet, która idealnie spełni się po wdrożeniu systemu EZD jest model OPrint-DB200 firmy HDWR. Jest to niewielka drukarka wykonana z solidnych materiałów, oferująca wydruk metodą termiczną oraz termotransferową w rozdzielczości 203 dpi, co gwarantuje drukowanie wyraźnych kodów kreskowych.

Etykiety termotransferowe

Etykiety samoprzylepne przeznaczone zostały do nadrukowania na nich kodu kreskowego i późniejszego przyklejenia w określonym miejscu, na przykład na dokumencie.

W naszym sklepie internetowym znajdą Państwo etykiety umożliwiające wydruk termiczny oraz termotransferowy, a także specjalną taśmę termotransferową.

W przypadku wdrożenia systemu EZD najlepszym wyborem będą etykiety termotransferowe, które oferują trwalszy i bardziej odporny na warunki zewnętrzne zadruk, co ma istotne znaczenie podczas archiwizowania dokumentów.

Biurkowa drukarka etykiet do drukowania kodów kreskowych

Podsumowanie

System EZD, wraz z urządzeniami z nim współpracującymi, stanowi klucz do efektywnego zarządzania dokumentacją w XXI wieku. Współczesne organizacje, niezależnie od branży czy sektora, nie wyobrażają sobie funkcjonowania bez takich narzędzi. Dzięki nim praca staje się bardziej zorganizowana, a decyzje podejmowane są na podstawie pełnej i aktualnej informacji.

Polecane produkty

[product show="main" slider="true" onlyAvailable="true"]

Komantarze (0)

Sklep jest w trybie podglądu
Pokaż pełną wersję strony
Sklep internetowy Shoper Premium